Listas de email - Introdução geral
O que é uma lista de emails?
Uma lista de emails é uma lista de distribuição que permite que um grupo de assinantes receber automaticamente todas as mensagens enviadas para a lista: todas as mensagens enviadas à lista por assinantes são recebidas por todas as pessuas assinantes. Quando inscrito em uma lista, é possível enviar mensagens, respondê-las ou lê-las sem contribuir.
Casos especiais:
- Às vezes é possível enviar mensagens para uma lista de emails sem estar inscrito nela. No entanto, você precisa estar inscrito em uma lista para receber suas mensagens.
- Às vezes é impossível enviar mensagens para uma lista mesmo que você esteja atualmente inscrito nela: esse é o caso das listas de anúncio, que são usadas para transmitir informação de um único remetente para um grande número de receptores.
Interesse da da lista de email
As pessoas se inscrevem a uma lista de emails (às vezes abreviada como LM) para se informar sobre um assunto particular e para tomar parte em trocas sobre isso. Exemplos são:
- lista de emails para todas/os empregadas/os de uma companhia;
- lista de emails reservada às pessoas participantes em um projeto;
- lista de emails dedicada a uma classe de estudantes
- lista de emails sobre as últimas notícias sobre segurança de computadores;
- lista de emails de ajuda mútua sobre habilidades específicas
- lista de emails restrita a uma família e dedicada à organização de grandes encontros familiares;
- e por aí!
Tipos de listas de email
Existem milhares de listas de emails de todos os tipos na Internet: públicas ou privadas, livres ou não, com assinatura sujeita a condições ou não etc. Essas listas devem ter de algumas a muitas milhares de pessoas membras.
De acordo com a forma que operam, podemos distinguir entre dois tipos de listas:
- Listas de anúncio permitem assinantes receber mensagens sem que seja permitido enviar nada. Na realidade, essas mensagens são Newsletters>: revistas eletrônicas. serviços diários (horóscopo do dia, previsão do tempo do dia, alertas de segurança etc), informes sobre atualizações em um sítio da internet etc. Com esse tipo de lista, a informação vem de um/a único/a remetente para um grande número de receptores/as.
- Listas de discussão permitem que todas as pessoas inscritas tomar parte em conversas. Essas listas podem ser moderadas ou não:
- Em uma lista de discussão moderada, as mensagens são transmitidas para os/as assinantes depois da aprovação por uma das pessoas que exercem o papel de moderação. Moderação é uma sinalização de qualidade para a lista. Por exemplo, garante que assinantes não recebam mensagem fora do assunto (off-topic), mensagens comerciais não solicidatadas (spam), mensagens contendo arquivos atachados muito grandes etc.
- Em uma lista de discussão não moderada, as mensagens são transmitidas a todas as pessoas inscritas assim que o robô de gerenciamento de lista as receber.
Características
Uma vez inscrito/a em uma lista de emails, você pode:
- procurar por listas de emails de acordo com seus interesses ou situação particular;
- gerenciar suas assinaturas;
- se inscrever em listas,
- cancelar a inscrição de listas que você está inscrito,
- altere suas opções de assiante lista por lista,
- altere suas preferencias gerais, que se aplicam a todo o ambiente de listas (nome, senha, linguagem da interface de listas na web, etc);
- usar listas de email:
- leia o arquivo de mensagens online de listas que você não está inscrito. Se o arquivo for público e se você tiver privilégios de acesso a essas listas.
- leia o arquivo das listas que você está inscrito/a,
- faça buscas no arquivo da lista,
- envie mensagens para listas as quais você está inscrito/a,
- baixar documentos dos documentos compartilhados no espaço web,
- enviar documentos no espaço de documentos compartilhados na web;
- gerenciar listas de email:
- criar novas listas (acesso restrito) - sujeito a autorização,
- configurar listas que você tem,
- gerenciar inscrições,
- gerenciar os documentos compartilhados na web,
- moderar listas que você é moderador/a.
Como o serviço de listas de emails funciona: regras e responsabilidades
Um serviço de lista de emails envolve quatro tipos de regras:
- administrador geral de listas;
- proprietário;
- moderador;
- assinante.
É possível ter várias regras em uma (por exemplo, você pode ser dono/a e moderador/a de uma lista e se inscrever em várias outras).
Administradores/as gerais de listas
Administradores/as gerais de listas estão a cargo de gerenciar o serviço de listas de emails. Seus deveres:
- gerenciar o serviço de listas de emais (distribuição, manutenção, etc. );
- define as orientações gerais do serviço de listas de emails:
- quem poderá solicitar a criação de uma nova lista.
- que opções estarão disponíveis para gerenciar listas (definição de cenário),
- o que os documentos padrão contém (criação de modelos),
- como parecerá a interface web de listas de email;
- set the way the mailing list service should be used and document those rules through providing charters to subscribers, moderators and owners;
- aprovação das requisições de criação de lista de emails;
- de tempos em tempos, substitua donos/as de listas quando necessário; por outro lado, administradores/as gerais de listas não deveriam assumir o papel de moderadores/as.
Donos de lista e moderadores podem recorrer ao listmastersquando enfrentam um problema não tratado pela documentação ou por qualquer comentário. No entanto, para não sobrecarregar os listmasters com mensagens, é recomendado que os assinantes procurem os donos da lista.
Donos
O dono da lista é normalmente o criadorou, na falta dela/dele, a pessoa que solicitou a criação da lista ou quem se tornou responsável por isso. Papel dela/dele::
- definir como a lista será utilizada ;
- criar a descrição da lista para os assinantes;
- indicar um ou maismoderadores;
- gerenciarinscrições e cancelamentos de inscrições;
- decidir se é ou não relevante habilitar os documentos compartilhados da lista para os assinantes;
- responder a perguntas dos assinantes e potenciais assinantes, a respeito da lista;
- etc.
Uma lista pode ter muitos proprietários. Entretanto, o perfil 'Privilegiado' é reservado ao criador da lista; demais proprietários tem um perfil 'Normal', que tem menos poderes..
Moderadores
Moderadores são indicados pelo dono da lista. Eles estão encarregados no controle da relevância das mensagensenviadas à lista: após lê-las, eles escolhem se as aceitam ou as rejeitam. A moderação acontece antes da mensagem ser enviada, efetivamente, aos assinantes. A rejeição de uma mensagem é possivelmente acompanhada por uma notificação ao remetente que explica a razão de tal rejeição.
Uma lista pode ter um ou vários moderadores;normalmente, o dono da lista é também um moderador.
Isso só é pertinente a listas moderadas.
Regulatory framework
O uso de um serviço de lista de e-mail requer adequação a algumas regras:
- Na maioria dos serviços de lista de e-mail, os assinantes recebem um "Comunicado aos assinantes da lista" na inscrição. Em seguida, eles são obrigados a respeitar todas as regras impostas no referido comunicado.
- Se disponível, donos e moderadores de lista precisam aderir ao "Comunicado aos donos e moderadores".
- The use of mailing lists naturally means respecting the rules of good practices as regards to email.
Para saber mais, refira-se à sessão dedicada às boas práticas para assinantes e à sessão sobre boas práticas para donos e moderadores.